Web sitenizin performansını iyileştirmek istiyorsanız ve biraz ön araştırma yapmaya başladıysanız, muhtemelen birkaç soruyla karşılaşmışsınızdır. Bunlardan biri muhtemelen "form otomasyonu nedir ve işletmem için buna ihtiyacım var mı?" En basit konfigürasyonunda, form otomasyonu bir kez kağıda doldurduğunuz bilgileri alır ve elektronik olarak doldurur. Daha gelişmiş sürümlerinde, form otomasyonu toplanan bilgileri diğer iş hedeflerini ilerletmek için kullanır.
Form otomasyonunun büyümek isteyen bir işletmeye nasıl yardımcı olabileceğine dair bir örnek.
Bir sigorta acentesi olduğunuzu varsayalım:
- Bir müşteri ofisinizi arar ve fiyat teklifi ister.
- Formları salyangoz posta yoluyla e-posta ile gönderiyorsunuz. İstemci bunları yazdırır, bilgileri doldurur ve e-postayla göndermek için bilgisayara tarar, geri fakslar veya posta yoluyla geri gönderir. Ekler e-postaya eklenir, fakslanır veya formlarla birlikte normal postayla gönderilir.
- Ofisiniz bilgileri alır, sayıları teklif sisteminize girer ve sonunda müşteriye bir fiyat teklifi alır.
Verimsizlik açık görünüyor, değil mi? Bu üç adım, bunun yerine aşağıdakilere uygun hale getirilebilir:
- Müşteriniz arar ve siz ona bir web formu için bir bağlantı ve şifre verirsiniz. Daha da iyisi, müşteri web sitenizi bulur ve onu doğrudan forma bağlayan "fiyat teklifi al" ı tıklar.
- Müşteri, elektronik imzalar da dahil olmak üzere formu doldurur ve ilgili dosyaları ve dijital resimleri ekler.
- Yeni müşteri elektronik olarak size bildirilir ve artık otomatik olarak hızlı bir şekilde fiyat teklifi vermek için ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahipsiniz.
Bir teklif almak için günler harcamak yerine, müşterinizin birkaç saat içinde bir tane var.
Bu basit senaryo, form otomasyonunun temellerini açıklar, ancak çevrimiçi formlardan çok daha fazlası vardır. Başka neler olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin form otomasyonu teklif edebilir.
Form Otomasyon Yaklaşımları
Tüm ilginç ayrıntılara girmeden önce, form otomasyonunun iki yaklaşım alabileceğini düşünün.
- İlke yaklaşımı form türlerini ifade eder: uygulamalar, sözleşmeler, anketler, randevu ayarlama ve çok daha fazlası.
- Uygulama yaklaşımı formları otomatikleştiren yazılım araçlarını ifade eder.
Form otomasyonundan tam olarak yararlanmak için her iki yaklaşımı da kullanmanız gerekir. Formlar oluşturmak ve verileri toplamak harika bir başlangıçtır, ancak bunu operasyon planınızın geri kalanıyla entegre etmek, gerçekten çok yönlü bir strateji oluşturmanın anahtarıdır.
Form otomasyonu, pazarlama otomasyonunu ve CRM'yi (müşteri ilişkileri yönetimi) birleştirmenin yalnızca bir yoludur otomasyon iş stratejinize, ancak kritik önem taşır. Form otomasyonu, başarılı bir genel otomasyon sistemi için ihtiyacınız olan tüm verileri toplamanıza olanak tanır.
Form Otomasyonunun Avantajları
Formları otomatikleştirmek isteyebileceğiniz nedenler, yukarıdaki örneklere göre basit görünebilir, ancak her ihtimale karşı bunları özetleyelim:
- İsrafı ve verimsizliği ortadan kaldırırsınız. Çalışanlar, yeniden çalışma ile uğraşmak zorunda kalmadıklarında, postayı beklediklerinde ve müşterinizin kağıt üzerinde sağladığı bilgilerden ortaya çıkan ileri geri sorularla daha önemli görevlere konsantre olabilirler.
- Çevrimiçi formlar sık sık ve hızlı bir şekilde değiştirilebilir. Kağıt formların güncellenmesi ve yazdırılması gerekir, bu da zaman alır. İhtiyaç duyduğunuz bilgilere göre elektronik formları günlük olarak değiştirebilirsiniz.
- Formları özelleştirebilir ve önceki yanıtlara göre akıllı sorular ekleyebilirsiniz.
- Formlar, iş akışını kolaylaştıran ofisinizin tamamında hemen doldurulabilir ve paylaşılabilir. Formları CRM'nize bağlayabilirsiniz.
- Alanlar aranabilir - örneğin Denver'daki tüm istemcileri bulun. Veya müşterilere bir tebrik göndermek için doğum gününe göre filtreleyin.
- Toplanan veriler, müşteri tabanınızı analiz etmenize ve pazarlama stratejileri geliştirmenize yardımcı olan raporlara dönüştürülebilir.
Form Otomasyonuna Nasıl Başlanır
Daha yeni bir şirketseniz, randevu ayarı gibi temellerden başlayarak form otomasyonunu hemen dahil etmek mantıklı olabilir. kayıt formları.
Web sitenizi ziyaret eden müşteriler, formunuzu açan bir düğmeyi tıklayabilir. Doldurup gönder'i tıkladıklarında, hemen sisteminizin bir parçası olurlar.
Bildirimler, müşteri ilişkilerinin bu yönüyle ilgilenen çalışanları uyarır. Oradan, programlar oluşturabilir, posta listelerine müşteri ekleyebilir ve onları satışlar konusunda uyarabilirsiniz.
Şirketiniz kağıt tabanlı bir sistemden geçiyorsa, kesinlikle yeni müşteriler için form otomasyonuna başlayın ve eski dosyalarınızı sisteme aktarmak için somut bir plan hazırlayın. Tarayıcılar ve optik karakter tanıma (OCR) yazılımı, bu eski dosyalar üzerinde sistematik olarak çalışmanıza yardımcı olabilir.
Kopyaları dijital bir yere taramak, orijinal dosyalarınızın hasar görmesi durumunda bir yedekleme sistemi sağlar (kağıt ve mürekkep zaten sonsuza kadar dayanmaz). OCR teknolojisi oldukça doğrudur ve hatta ev kullanımı için kullanılabilir. Dijital dosyalara sahip olmak ve bunlardan bilgi alabilme yeteneği seçenekler yaratır.
Form Otomasyon Yazılımı Nedir
Çevrimiçi olarak mevcut bir forma sahip olmak ile otomasyon yeteneğine sahip bir forma sahip olmak arasında büyük bir fark vardır. Form otomasyonunun gerçek güzelliği, bilgileri kendi yararınıza nasıl kullanabileceğinizdir.
Bir işletme sahibi, örneğin Microsoft Excel'de bir form oluşturabilir ve müşterilerinin formu doldurmasını sağlayabilir. Daha sonra kendileriyle bir sonraki konuşmalarında formlarına başvurabilirler, bu nedenle teknik olarak formları otomatik hale gelir.
Ancak bu teknolojiden en iyi şekilde yararlanmak için, bu formlardan bilgi almak ve işinizi genişletmek ve örnek müşteri hizmetleri sağlamak için kullanmak istiyorsunuz.
Bu veriler müşterilerle daha iyi iletişim kurmanıza, trendleri belirlemenize, çapraz satış yapmanıza ve iş ihtiyaçlarınızı önceden tahmin etmenize yardımcı olabilir.
Form Otomasyon Yazılımında Neler Aranmalı
İşletme türünüz ve hedefleriniz, ne aramak istediğinizi belirler. form otomasyon yazılımı. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
Özelleştirilebilir formlar
Daha önce de belirtildiği gibi akıllı formlar son derece çok yönlüdür. Önceki cevapların üzerine inşa edilen soruları içerirler. Evet veya hayır yanıtları belirli sorular üretir ve müşterileri buna göre yönlendirir.
İçeriği hızlı ve kolay bir şekilde değiştirebilmek, size mevsime veya trende uyum sağlama esnekliği verir. Belirli demografi grupları için formları özelleştirmek, hedef pazarınıza girmenize yardımcı olur.
Yazılımın bir dizi şablonu varsa, sıfırdan başlamanıza gerek yoktur. İhtiyaç duyduğunuz bilgileri ve sormak istediğiniz soruları seçin ve seçin.
Sıra mantıklı olana kadar soruları hareket ettirin ve uygun gördüğünüz şekilde yeniden yazın. Burada esneklik çok önemlidir.
Yukarıdaki sigorta örneğimiz, resim ekleme seçeneğinden yararlandı. Ses ve video da eklenebilir.
Güvenli paylaşım
Form otomasyon yazılımı, bilgilerini bilgisayar korsanlarından koruyarak müşterilere gönül rahatlığı sağlamalıdır. Yazılımın hassas bilgileri internet üzerinden güvenli bir şekilde aktarması çok önemlidir.
Bulut depolama
Bulut depolama, aşırı doldurulmuş dosya dolaplarıyla dolu bir ofisi ortadan kaldırır. Hızlı ve kolay erişim ve arıza durumunda güvenli bir yedekleme sağladığından emin olun.
Bulut sistemleri, çevrimdışı çalışma ve hazır olduğunuzda buluta bilgi yükleme seçeneği sunabilir. Verilerinize en azından çevrimdışı olarak erişip erişemeyeceğinizi belirleyin.
Elektronik imzalar
Ülkenin dört bir yanındaki insanlarla sözleşmeler oluşturuyorsanız, elektronik imza özelliği bir zorunluluktur. Bu önemli bir zaman tasarrufu sağlar.
Bütünleşme
Bu yön, işinizi bir sonraki seviyeye taşıyacaktır. Form verilerinizi işletmenizin diğer bölümleriyle birlikte çalıştırma becerisine sahip olmak istiyorsunuz.
Pazarlama ve CRM otomasyon sistemleri, müşterilerle çeşitli alanlarda iletişim kurmak için toplanan verileri kullanır. tetikleme noktaları. Formlar, müşterilerinizi daha iyi tanımanın harika bir yoludur.
Verileri haber bültenleri veya formlar göndermek, satış ekibinizi takip etmeye teşvik etmek, müşterilerinizin neyle ilgilendiğini görmek ve daha fazlası için kullanın. Müşterilerinize sorduğunuz soruları iyi düşünün çünkü onların cevapları değerli bilgiler sağlayabilir.
Form Otomasyonunu Dahil Etmeye Hazır mısınız?
Artık form otomasyonunun özetine sahip olduğunuza göre, işinize fayda sağlayabileceği belirli yolları keşfetmeye hazırsınız.
İşletmeniz için mükemmel çözüm, ağaçları kurtarmanın çok ötesine geçer. Döner sandalye görevlerini ortadan kaldırır ve size zaman ve para kazandırır. Müşteriler, etkileşime girmenin kolaylaştırılmış ve verimli bir yolunu bekler.
Form otomasyonu, bu amaca ulaşmak için bir araçtır. Formlar, müşteri tabanınızı oluşturacak, pazarlama ve CRM otomasyon sistemlerinize bağlanacak ve müşterilerinize en iyi hizmeti sunmak için size sonsuz yaratıcı olanaklar sunacaktır.
Check out form otomasyon seçenekleri SharpSpring ile kullanılabilir veya uzanmak bugün daha fazla bilgi için bize.
